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年会策划前需要做的准备工作及注意事项
发布时间:2019-01-16   来源: 青岛活动执行公司 新闻资讯   浏览次数:

   如果想要举办好一场年会,那么就要先了解一下年会策划前需要做的准备工作及注意事项,避免在进行年会的时候出现意外。在举办年会的时候,不仅仅是本公司的人会参与,还会有其他公司的人也过来,因此为了将年会办好,公司都会请专业的策划公司来进行策划。

 
  但是,随着时间的演变,有些企业的年会形式日益单一,纯粹地发发言,聚聚餐,抽抽奖,顶多唱唱歌就算结束。如何突破传统极限,烹制年会盛宴,是每个企业年终岁首不得不去考虑的问题。百谷文化传播认为,要想办好一台年会,需注意一下几个方面。
 
  一、会议组织准备:
 
  正如任何事情一样,完整的结局来自精确的准备。在年会准备工作上,应该具备组织准备和物质准备以及相关工作程序方面的准备工作。只有做到未雨绸缪,才可能有水到渠成的功效。应责定专人成立年会筹备组,召开会议,详细策划年会的事宜,落实工作到专人以及最后的时间限定。在企业上下营造年会气氛,通过宣传、海报、邮件、网站等等形式,也可以在年会前通过征集公司年会主题、公司年会标语口号、企业年会的背板等,吸引员工的参与关心意识。
 
  根据会议所需要的具体内容购买相关物品、年会奖品等,摄影人员要求安排专人为会议全程摄影,活动的场面以及到会议结束的照片等,或整理制作光盘共享或发与参与者纪念等。会议报道人员,要求在会议期间确定采访报道主题,在年终结束后在公司的宣传媒体上网站或报刊,报道出公司的主张,年会情况。
 
  二、会议形式及内容:
 
  1、要准备出详细的时间进度表,并且经过论证,保证在年会出发前,或开始前,熟知于公司每一个位参加人员,这样是保证年会成功、准时、有序的保证。会议形式一种是领导发言总结,大家听会,之后会餐活动;另一种是领导大会作全年工作总结,明年工作展望,然后立即转入分会场分组讨论公司热门话题,各分会场拿出讨论材料,在主会场安排专人作报告,之后会餐活动。
 
  2、年会是一年工作的总结和鉴定,次年工作的展望和设想。也是放松心情、凝聚精神、交流沟通的聚会,会议是一个侧重点,娱乐更是年会所必须,毕竟年会是公司领导的大事,福利是员工的大事,在年会得到高高兴兴的玩乐、轻轻松松的放松、愉快地享受才是大多数成员的想法和需要。
 
  3、年会是否精彩,完全取决于节目是否精彩,开场不要拘于形式化,大方得体,简短到位的开场最有震撼力。企业年会的节目,首先应该体现集体的风采,其次,节目要有创意。企业激情演艺要以员工的表演为主,8-12个节目即可,开始时要大气、出乎意料、有企业积淀的内容;中间要有激情飞扬、现代活力,客户有人支持的内容或优秀员工奖励的内容;结尾要有感动的、感恩的内容,或是激励、激扬人心的内容!够全体在场人员回味和引发归属感的内容!
 
  4、可以用更新颖的方式去进行抽奖,中间要穿插晚会游戏,抽奖活动,现场PK的内容!比如做个展板,上面把企业产品名称和奖品对号入座,先要参与游戏或者问答,然后选产品抽奖,过五关斩六将,虽不容易但很有气氛,还很好的体现了公司的文化底蕴。
 
  总之,会议的时长、地点、形式、费用预算,一般控制在4个小时左右较好,如有晚宴,时间另计2-3小时,晚会和晚宴结合,5个半小时左右即可。点到为止,见好就收,完美的往往不是最好的,高潮时结尾,往往耐人寻味!
 
  三、开好年会应把握主旨建议
 
  基于以上所述,总结百谷文化多年来参与支持企业开展有效年会的经验,如果企业有足够的时间,并且使年会开得花了钱能办得有效果,建议企业年会主旨涉及如下一些内容:
 
  1、准备工作先从公司的整体规划开始,先分析在公司的整体规划下今明两年所处的位置,然后要拿出明年的计划,做出预算体系和绩效考评体系。运用头脑风暴的方法,共同对瓶颈问题研讨分析,共商解决方案。
 
  2、沟通是年会中最繁琐最重要的环节,进行自上而下、自下而上的沟通。设专门时间,请优秀部门或个人经验分享——内部提倡向标杆和先进学习,建立学习型组织。
 
  3、还可做一场团队凝聚力执行力打造的培训——提升团队的负责、信任、共赢、感恩的心态,让年会的总结更高效,对新的一年的目标更有信心。
 
  4、也可以根据企业需要,安排技能培训,如“高效团队修炼”、“有效沟通技巧”、“管理技能提升”、“顺利达成目标绩效”等,对新的一年的目标做科学预测和准备。
 
  5、再次展望公司的愿景和目标,提升员工对公司未来的信心。并且,年会结束后的跟踪落实及考核也逐步放到日程上,不至于使年会开完后,企业上下只有激动、感动而没有行动。
 
  企业开年会不是为年会而开年会,实际上,企业是凸显年会的重要性及企业的可持续发展的利益与要求,这也使得众多企业不断追加年会预算资金,奋力一投而示“年会效应”的威力所在,对于企业,这年终岁首的年会不但重要而且意义非凡。

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